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Executive Assistant
- Oceanside, CA
- Full Time
- Experienced
About KBS
Kellermeyer Bergensons Services (KBS) is the largest privately held provider of facility services in North America, servicing over 2 billion square feet of space daily. We help industry leaders across a wide range of key verticals—including retail, industrial and logistics, healthcare, education, manufacturing, and more—maintain clean, efficient and welcoming spaces that support their operations. As we continue to grow, we’re looking for team members who are dedicated, reliable, and ready to contribute to a culture built on respect, opportunity, and pride in service. If this sounds like you, then why wait, APPLY TODAY!!
Position Summary
Provides professional administrative support for office executives. Screens calls and emails, routing callers and correspondence to the appropriate recipients for response. Coordinates meetings and meeting set up including events outside of the office and travel. Enhances executive’s effectiveness by greeting visitors and providing the visitors support while effectively representing the company on the behalf of the executives. Provides additional support to maximize office efficiencies.
Job responsibilities include:
• Coordinate and arrange meetings and events including but not limited to identifying and scheduling facilities, arranging travel, preparing meeting rooms, arranging for food and other equipment required
• Negotiate and approve vendors for catering and meetings
• Manage main conference room scheduling
• Greet guests and vendors in person or on the telephone
• Contribute to and support team events and projects
Skills needed:
• General office administration
• Travel administration
• Customer Service
• Event set up and planning
• MS Office applications and related tools
• Excellent written and oral communication
• Effective use of MS Office applications and tools especially Word/Excel/PowerPoint
• Management of priorities (discern urgency) and deadlines in fast paced environment
• Problem solving; resourceful
• Able to build relationships with staff, executives, internal and external contacts, guests, etc.
• Attention to detail and accuracy
Experience/Education Required:
•3 years’ experience providing support to C-Suite level executives
•Bachelor's degree preferred but not required
Benefits:
As a full-time KBS employee (30+ hours per week) you may qualify for benefits including medical, dental, vision, prescription drugs, and more!
Kellermeyer Bergensons Services (KBS) is the largest privately held provider of facility services in North America, servicing over 2 billion square feet of space daily. We help industry leaders across a wide range of key verticals—including retail, industrial and logistics, healthcare, education, manufacturing, and more—maintain clean, efficient and welcoming spaces that support their operations. As we continue to grow, we’re looking for team members who are dedicated, reliable, and ready to contribute to a culture built on respect, opportunity, and pride in service. If this sounds like you, then why wait, APPLY TODAY!!
Position Summary
Provides professional administrative support for office executives. Screens calls and emails, routing callers and correspondence to the appropriate recipients for response. Coordinates meetings and meeting set up including events outside of the office and travel. Enhances executive’s effectiveness by greeting visitors and providing the visitors support while effectively representing the company on the behalf of the executives. Provides additional support to maximize office efficiencies.
Job responsibilities include:
• Coordinate and arrange meetings and events including but not limited to identifying and scheduling facilities, arranging travel, preparing meeting rooms, arranging for food and other equipment required
• Negotiate and approve vendors for catering and meetings
• Manage main conference room scheduling
• Greet guests and vendors in person or on the telephone
• Contribute to and support team events and projects
Skills needed:
• General office administration
• Travel administration
• Customer Service
• Event set up and planning
• MS Office applications and related tools
• Excellent written and oral communication
• Effective use of MS Office applications and tools especially Word/Excel/PowerPoint
• Management of priorities (discern urgency) and deadlines in fast paced environment
• Problem solving; resourceful
• Able to build relationships with staff, executives, internal and external contacts, guests, etc.
• Attention to detail and accuracy
Experience/Education Required:
•3 years’ experience providing support to C-Suite level executives
•Bachelor's degree preferred but not required
Benefits:
As a full-time KBS employee (30+ hours per week) you may qualify for benefits including medical, dental, vision, prescription drugs, and more!
- Paid Time Off
- Paid Holidays
- Sick Time
- Life Insurance
- Short Term Disability – Employer paid
- Long Term Disability
- Supplemental Health Insurance (E.G., Accident)
- 401k plan with a match or Non-qualified Deferred Compensation Plan
- Pet Insurance
- PerkSpot Discount Program – discounts on travel, gyms, cell phones, restaurants, auto, apparel & electronics
Asistente Ejecutivo
- Oceanside, CA
- Full Time
- Experienced
Acerca de KBS
Kellermeyer Bergensons Services (KBS) es el mayor proveedor privado de servicios de instalaciones en Norteamérica, con más de 180 millones de metros cuadrados de espacio al día. Ayudamos a líderes de la industria en una amplia gama de sectores clave, como el comercio minorista, la industria y la logística, la salud, la educación, la manufactura y más, a mantener espacios limpios, eficientes y acogedores que favorezcan sus operaciones. A medida que continuamos creciendo, buscamos personas dedicadas, confiables y dispuestas a contribuir a una cultura basada en el respeto, la oportunidad y el orgullo por el servicio. Si te identificas con esta situación, ¡postúlate hoy mismo!
Resumen del puesto
Proporciona apoyo administrativo profesional a los ejecutivos de oficina. Filtra llamadas y correos electrónicos, derivando las llamadas y la correspondencia a los destinatarios adecuados para su respuesta. Coordina reuniones y su organización, incluyendo eventos fuera de la oficina y viajes. Mejora la eficacia de los ejecutivos al recibir y apoyar a los visitantes, a la vez que representa eficazmente a la empresa en nombre de los ejecutivos. Proporciona apoyo adicional para maximizar la eficiencia de la oficina.
Las responsabilidades del puesto incluyen:
• Coordinar y organizar reuniones y eventos, lo que incluye, entre otros, identificar y programar instalaciones, organizar viajes, preparar salas de reuniones, organizar alimentos y otros equipos necesarios.
• Negociar y aprobar proveedores de catering y reuniones.
• Administrar la programación de la sala de conferencias principal
• Saludar a los invitados y proveedores en persona o por teléfono.
• Contribuir y apoyar eventos y proyectos del equipo.
Habilidades necesarias:
• Administración general de la oficina
• Administración de viajes
• Servicio al cliente
• Organización y planificación de eventos
• Aplicaciones de MS Office y herramientas relacionadas
• Excelente comunicación escrita y oral.
• Uso eficaz de las aplicaciones y herramientas de MS Office, especialmente Word/Excel/PowerPoint
• Gestión de prioridades (discernir urgencia) y plazos en un entorno de ritmo rápido
• Resolución de problemas; ingenioso
• Capaz de construir relaciones con el personal, ejecutivos, contactos internos y externos, huéspedes, etc.
• Atención al detalle y precisión.
Experiencia/educación requerida:
•3 años de experiencia brindando apoyo a ejecutivos de nivel C-Suite
•Se prefiere título de licenciatura, pero no es obligatorio.
Beneficios:
Como empleado de KBS a tiempo completo (más de 30 horas por semana), puede calificar para recibir beneficios que incluyen cobertura médica, dental, de la vista, de medicamentos recetados y más.
Kellermeyer Bergensons Services (KBS) es el mayor proveedor privado de servicios de instalaciones en Norteamérica, con más de 180 millones de metros cuadrados de espacio al día. Ayudamos a líderes de la industria en una amplia gama de sectores clave, como el comercio minorista, la industria y la logística, la salud, la educación, la manufactura y más, a mantener espacios limpios, eficientes y acogedores que favorezcan sus operaciones. A medida que continuamos creciendo, buscamos personas dedicadas, confiables y dispuestas a contribuir a una cultura basada en el respeto, la oportunidad y el orgullo por el servicio. Si te identificas con esta situación, ¡postúlate hoy mismo!
Resumen del puesto
Proporciona apoyo administrativo profesional a los ejecutivos de oficina. Filtra llamadas y correos electrónicos, derivando las llamadas y la correspondencia a los destinatarios adecuados para su respuesta. Coordina reuniones y su organización, incluyendo eventos fuera de la oficina y viajes. Mejora la eficacia de los ejecutivos al recibir y apoyar a los visitantes, a la vez que representa eficazmente a la empresa en nombre de los ejecutivos. Proporciona apoyo adicional para maximizar la eficiencia de la oficina.
Las responsabilidades del puesto incluyen:
• Coordinar y organizar reuniones y eventos, lo que incluye, entre otros, identificar y programar instalaciones, organizar viajes, preparar salas de reuniones, organizar alimentos y otros equipos necesarios.
• Negociar y aprobar proveedores de catering y reuniones.
• Administrar la programación de la sala de conferencias principal
• Saludar a los invitados y proveedores en persona o por teléfono.
• Contribuir y apoyar eventos y proyectos del equipo.
Habilidades necesarias:
• Administración general de la oficina
• Administración de viajes
• Servicio al cliente
• Organización y planificación de eventos
• Aplicaciones de MS Office y herramientas relacionadas
• Excelente comunicación escrita y oral.
• Uso eficaz de las aplicaciones y herramientas de MS Office, especialmente Word/Excel/PowerPoint
• Gestión de prioridades (discernir urgencia) y plazos en un entorno de ritmo rápido
• Resolución de problemas; ingenioso
• Capaz de construir relaciones con el personal, ejecutivos, contactos internos y externos, huéspedes, etc.
• Atención al detalle y precisión.
Experiencia/educación requerida:
•3 años de experiencia brindando apoyo a ejecutivos de nivel C-Suite
•Se prefiere título de licenciatura, pero no es obligatorio.
Beneficios:
Como empleado de KBS a tiempo completo (más de 30 horas por semana), puede calificar para recibir beneficios que incluyen cobertura médica, dental, de la vista, de medicamentos recetados y más.
- Tiempo libre remunerado
- Vacaciones pagadas
- Tiempo de enfermedad
- Seguro de vida
- Incapacidad a corto plazo – Pagada por el empleador
- Incapacidad a largo plazo
- Seguro médico complementario (por ejemplo, accidentes)
- Plan 401k con aportación equivalente o Plan de Compensación Diferida No Calificado
- Seguro para mascotas
- Programa de descuentos PerkSpot: descuentos en viajes, gimnasios, teléfonos celulares, restaurantes, automóviles, ropa y productos electrónicos.